Managementassistent

Bilthoven
Part-time
MBO-4

Wegens uitbreiding van ons team zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent. Samen met de secretaresse raad van bestuur [hierna secretaresse rvb] en de officemanager/communicatieadviseur [hierna officemanager] bied je als managementassistent binnen het secretariaat raad van bestuur brede ondersteuning aan het bestuur op secretarieel, administratief en organisatorisch vlak. Daarnaast biedt de managementassistent ondersteuning op het gebied van interne en externe communicatie.

De managementassistent rapporteert functioneel aan de officemanager en zal werkzaam zijn bij Lievegoed te Bilthoven op het prachtige Berg en Bosch terrein.

Hoe ziet jouw dag bij Lievegoed er uit?

De managementassistent heeft een echte spilfunctie vanuit het secretariaat raad van bestuur.
Werkzaamheden in samenwerking/overleg met de bestuurssecretaris o.a.:

  • assisteren bij voorbereiding van vergaderingen voor het management team, de raad van toezicht inclusief commissies, de centrale cliëntenraad etc.;
  • notuleren en bijwerken actie-/besluitenlijsten van bovengenoemde vergaderingen in afwezigheid van de officemanager;
  • redigeren van officiële correspondentie, rapporten en/of beleidsstukken.

Werkzaamheden in samenwerking/overleg met de officemanager o.a.:

  • assisteren bij ad hoc werkzaamheden, (office en communicatie) projecten en activiteiten;
  • ondersteuning interne/externe communicatie, content management, social media en huisstijlbewaking;
  • opstellen/redigeren van correspondentie/presentaties/documentatie;
  • beheren en opstellen werkprocessen voor een zo optimaal functionerend secretariaat;
  • archief-/documentbeheer.

Werkzaamheden in samenwerking/overleg met de secretaresse rvb o.a.:

  • inboxbeheer/agendabeheer van o.a. het secretariaat raad van bestuur;
  • ontvangen en begeleiden van interne en externe gasten en mede beheren van telefoonverkeer;
  • verzorgen/registreren inkomende en uitgaande post;
  • plannen, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, bijeenkomsten en andere gelegenheden, zowel intern als extern;
  • samen met andere collega’s representatief houden van vergaderruimtes en werkomgeving.

Welk profiel past bij deze rol?

  • Opleidingsniveau minimaal Mbo-4 aangevuld met relevante opleidingen en meerjarige ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Ervaring met het redigeren/schrijven van teksten en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Sterke MS Office SharePoint skills, er wordt intensief gewerkt met Outlook en OneNote.
  • Ervaring met Adobe Photoshop en InDesign is een pré.
  • Goede kennis van social media en het beheren hiervan.
  • Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kan je aanpassen aan elk niveau, je bent secuur en discreet.
  • Je bent een echte zelfstarter, proactief en denkt in oplossingen.
  • Je stelt prioriteiten in de hectiek van alledag.

Wat maakt Lievegoed zo leuk om bij te werken?

  • Het is een uitdagende functie voor 32 uur per week.
  • Het is een afwisselende functie met ruimte voor eigen inbreng en ideeën.
  • Je maakt deel uit van een geweldig team waarbij gevoel voor humor gewaardeerd wordt.
  • Het is een functie met een goede balans tussen kantoor- en communicatiewerkzaamheden.
  • Een werkomgeving met korte lijnen en een open, informele sfeer van omgaan met elkaar.
  • Je wordt aangesteld in schaal 45 (min € 2.016 – max € 3.084 bruto bij een werkweek van 36 uur). Arbeidsvoorwaarden conform CAO gehandicaptenzorg.
  • Een aanstelling voor de duur van een jaar, met de intentie tot verlenging voor onbepaalde tijd.

Over Lievegoed

Lievegoed biedt antroposofische psychiatrische zorg, verslavingszorg en gehandicaptenzorg. We zijn een middelgrote organisatie die volop in ontwikkeling is en werken in verschillende regio’s.

Enthousiast?

Vul het sollicitatieformulier in en we nemen contact met je op. Voor inlichtingen over de functie van managementassistent bij Lievegoed kun je contact opnemen met Debby Schreuder, officemanager/communicatieadviseur, telefoonnummer 06-8276708.  

Meer informatie over onze sollicitatieprocedure vind je op www.lievegoed.nl